Jak organizować pracę zdalną

Przez pandemię mnóstwo ludzi musiało całkowicie zmienić podejście do pracy. Z dnia na dzień dostosowywaliśmy się do nowych warunków, które dla wielu były zupełnie nieznaną rzeczywistością.

Praca zdalna – jak to się zaczęło

Pracuję z domu od 20 lat. Na początku jako dziennikarka współpracowałam z krakowskimi czasopismami, redagowałam wywiady, pisałam reportaże. Oczywiście pracowałam zdalnie, ale pojawiałam się w redakcjach kilka razy w tygodniu. Czasem po godzinach poprawiałam teksty rodzinie i znajomym. Uwielbiałam to robić. A potem urodziła się moja córka. Gdy skończył się urlop macierzyński, stanęłam na rozdrożu. Z jednej strony chciałam pracować, a z drugiej – wiedziałam, że Julia bardzo mnie potrzebuje. I wtedy zdecydowałam, że zostanę w domu i założę własny biznes.

Był listopad 2006 roku – wtedy zarejestrowałam pierwszą w Polsce korektorską firmę online. Początki nie były łatwe. Opowiadam o nich w 5. odcinku podcastu ZNS – Jak zostałam korektorką. Moja historia. Gdy zaczynałam prowadzić działalność, miałam problem z organizacją pracy. Zlecenia „na wczoraj”, praca po nocach. Nie mogłam przecież odmawiać klientom. Działałam bez konkretnego wzoru czy schematu. 

Spotkania. Maile. Telefony. Po jakimś czasie pojawiły media społecznościowe, które potrafią nas skutecznie oderwać od pracy.

Nie wiedziałam, co jest potrzebne w pracy korektora. Testowałam różne rozwiązania, ryzykowałam, odkrywałam nieznane lądy, miałam wzloty i upadki. Na szczęście mogłam liczyć na wsparcie mojego męża. Życie przedsiębiorcy to ciągła walka z czasem. Odgrywamy tak dużo ról w naszej firmie, że lista zadań nie ma końca. I zazwyczaj jesteśmy zosiami samosiami.

Na początku byłam niesamowicie dumna z tego, że mi się udało, ale po dwóch latach prowadzenia działalności przyszło zmęczenie. Pracy było tak dużo, że sama sobie nie dawałam rady. Nic dziwnego – nikt z nas nie jest stworzony do tego, by pracować po kilkanaście godzin dziennie!

Co się stało, że wszystko się zmieniło w moim życiu? Że mam czas dla rodziny i dla siebie? O tym jest ten artykuł.

Jak poznać swój sposób działania?

W lepszej organizacji pracy pomogło mi poznanie samej siebie, a więc zgodnego ze mną sposobu działania. To – moim zdaniem – fundament zawodowego sukcesu.

Co możesz zrobić, by się lepiej zorganizować?

Przede wszystkim musisz określić swój chronotyp, by wykorzystać jego moc.

Chronotyp to biologiczny zegar odpowiedzialny za funkcjonowanie naszego organizmu. Wskazuje, kiedy czujemy się najlepiej, jesteśmy najbardziej aktywni, a kiedy powinniśmy odpocząć. To dlatego niektórzy z nas lubią spać do południa, a inni wstają wypoczęci o 5 rano. Powinniśmy się nauczyć działać zgodnie ze swoim naturalnym rytmem. Sprawdź swój chronotyp. Jestem bardzo ciekawa, jakim typem jesteś.

Już dawno uświadomiłam sobie, że nie muszę pracować tak jak wszyscy. Oczywiście żyjemy w pewnym systemie i powinniśmy uwzględnić to, że klienci zazwyczaj funkcjonują zazwyczaj w ciągu dnia. Jednak praca zdalna pozwala nam na to, by kluczowy dla naszej produktywności czynnik – chronotyp – wykorzystywać swobodnie. To ja decyduję, w jakich godzinach będę pracować. Mogę tak operować swoim czasem, by mój naturalny zegar (a więc sposób działania) był dla mnie wsparciem, nie przeszkodą.

Odkąd pamiętam, miałam problemy z wczesnym wstawaniem, a najlepsze pomysły przychodziły mi do głowy wieczorem i w nocy, wtedy też najłatwiej było mi się skupić. Dlatego praca we własnej firmie jest dla mnie doskonałym rozwiązaniem. Mogę dostosować godziny do mojego rytmu produktywności.

Nie zaczynam pracy przed 9.00, a czasem nawet włączam komputer dopiero po 10.00. Hiszpańska sjesta idealnie się komponuje z moim naturalnym rytmem. O 15.00 wyłączam komputer i wychodzę z domu na obiad. Wracam do obowiązków po południu, jeśli mam coś pilnego do zrobienia. Ale nigdy nie jest to praca bezpośrednio z klientem (z wyjątkiem webinarów, które prowadzę w ramach kursu Zostań korektorką i w Klubie Korektorów).

Gdy hiszpańskie upały stają się nie do zniesienia, zupełnie inaczej organizuję pracę. Nie zmuszam się do bezproduktywnego siedzenia przy komputerze. Korzystam z dobrodziejstw pracy na swoim i możliwości organizowania własnego czasu pracy – dopasowuję godziny pracy do temperatury i planuję swój dzień (a nawet tydzień!) tak, by najbardziej wymagające zadania wykonywać wtedy, kiedy jest najchłodniej.

W pracy zdalnej potrzebna jest samodyscyplina

Nie powiem Ci, że praca w trybie home office jest łatwa. Nie zawsze jest różowo. Czasem rzeczywistość mnie przerasta, czasem nie nadążam lub mam po prostu gorszy dzień. Ale takich sytuacji jest o wiele mniej niż kiedyś. Mimo że nie uważam się za osobę wyjątkowo zdyscyplinowaną i zorganizowaną.

Praca zdalna wiąże się z wieloma wyzwaniami, bo trzeba zmienić nie tylko swoje nawyki, lecz także przyzwyczajenia domowników. Wymaga też czegoś bardzo trudnego – samodyscypliny. Na szczęście można się tego nauczyć (wiem, co mówię!).

Nawet jeśli nie masz nad sobą szefa, który będzie Ci mówił, co musisz dziś zrobić, masz kogoś, komu należy się wiele uwagi i szacunku – klienta.

Jak organizować pracę zdalną?

Organizacja pracy to temat rzeka. Jedni uczą się jej latami, inni wyssali ją z mlekiem matki. Zdradzę Ci pewien sekret. Możesz panować nad czasem. W pewnym sensie oczywiście. Musisz w domu, parku, restauracji, biurze (bo tak, tutaj nie ma ograniczeń) znaleźć sobie takie miejsce, w którym rzeczywiście będziesz pracować.

1. Określ godziny, w jakich pracujesz

Nie żartuję. Na pewno pojawią się projekty wymagające większego zaangażowania. Może nawet nieprzespanych nocy. Taka jest prawda o zawodzie korektora. Jednak w biznesie online możesz decydować o tym, kiedy wykonujesz pewne zadania. Zdolność do zarządzania sobą w czasie nauczy Cię radzenia sobie w różnych okolicznościach. Również tych trudniejszych.

2. Naucz się pracować w blokach

Długo się przed tym wzbraniałam, ale gdy kilka lat temu Kasia Mıstaçoğlu przysłała mi do redakcji i korekty poradnik o pracy w blokach, zafascynowałam się tą metodą. Niestety niezbyt mi wtedy wyszło organizowanie pracy, bo zawsze działałam spontanicznie i nie potrafiłam wszystkiego sobie ułożyć. Na szczęście mój mąż świetnie sobie z tym radził, więc firma sprawnie funkcjonowała.

Wróciłam do tematu organizacji, gdy organizm zaczął się upominać o swoje. Lekarz zalecił mi ograniczyć stres i lepiej organizować pracę. Zainspirowana podcastem Marka Jankowskiego postanowiłam dać sobie po raz kolejny szansę. Zaczęłam wypisywać na kartce trzy najważniejsze zadania na każdy dzień. Ale gdy najpilniejszych obowiązków przybywało, znów przyszło zniechęcenie. Wtedy trafiłam na Natalię Dołżycką. Jej interpretacja tej metody znakomicie się u mnie sprawdza. Zapewnia mi elastyczność, a jednocześnie wiele rzeczy porządkuje. Nie, wciąż nie jest tak, jak bym tego oczekiwała, ale krok po kroku dążę do uporządkowania swojego biznesu. I czuję, że powoli zaczynam panować nad firmą.

Możesz pracować w blokach czasowych, np. za pomocą metody Pomodoro (polecam Toggl i RescueTime) lub w blokach tematycznych (jeśli taki schemat jest przydatny w Twoim biznesie). Możesz też łączyć obie metody.

Praca w blokach czasowych jest prosta. Wystarczy, że wydzielisz w ciągu dnia (albo tygodnia) czas, w którym skupiasz się na jednym zadaniu lub rodzaju zadań. Bloki czasowe zakładają, że zamiast traktować zadania linearnie (coś należy zrobić – robię to), łączymy je w grupy i wykonujemy je razem. Po co? Żeby zajmowały mniej czasu!

Koszt przełączenia się pomiędzy zadaniami może wynosić od 20 do nawet 75% czasu potrzebnego na zadanie, a praca w blokach czasowych pomaga się z tym uporać.

Natomiast praca w blokach tematycznych sprawdzi się u Ciebie, jeśli chcesz połączyć ze sobą nie tylko podobne zadania, ale i podobne grupy zadań. To idealne rozwiązanie, jeśli chcesz regularnie zajmować się większymi projektami oraz jeśli chcesz mieć bardziej poukładany tydzień.

Wskazówka
Jak realizować zadania? Po kolei. Jeżeli pracujesz nad jednym zadaniem, wszystko inne odłóż na bok. Być może wydaje Ci się to zaskakujące. Dużo się mówi o wielozadaniowości. Zaufaj mi i nie idź tą drogą. Byłam tam – to nie działa. Najlepiej skupić się na jednej rzeczy naraz. Oczywiście możesz przeplatać zadania, jeśli projekt jest dłuższy, ale to też musisz sobie rozplanować. I zobaczysz, że na efekty nie będzie trzeba długo czekać.

3. Spisuj swoje cele

Regularnie. Nawet jeśli uważasz, że masz niewiele do zrobienia (czy to w ogóle możliwe?). Praca zdalna wymaga dyscypliny. Pamiętaj, że każdy kiedyś zaczynał. Ja też. Z czasem zdałam sobie sprawę z tego, że bez odpowiedniego planu nie dam rady. Tworzenie list zadań może być bardzo proste. Uwzględniaj wszystko, co chcesz i musisz zrobić, a potem oszacuj, ile czasu zajmą Ci poszczególne zadania. Ta prosta czynność pozwoli Ci wykonywać zadania krok po kroku. Bez przerażenia, spoconych dłoni i zadyszki. O niczym nie zapomnisz. Kolejne zlecenia po prostu wpiszesz w swój kalendarz. I czasem oczywiście wskoczy życie, pojawią się nieprzewidziane zadania niecierpiące zwłoki. Ale gdy uwzględnisz na to czas w swoim grafiku, będziesz działać zgodnie z planem.

Po każdym wykonanym zadaniu odhaczaj lub skreślaj to, co już jest zakończone. Dzięki temu zobaczysz, jak wiele udało Ci się osiągnąć. Z przyjemnością zaczniesz planować kolejne aktywności.

Sposobów jest wiele. Możesz użyć kalendarza lub notatnika. Jeżeli chcesz, wykorzystaj różne urządzenia i aplikacje. Ważne, żeby konsekwentnie spisywać priorytety i wytrwale je realizować.

Gdy dobrze zorganizujesz pracę zdalną, poczujesz smak wolności

Praca zdalna daje też coś, co pozwala przetrwać wszelkie trudności – wolność. Ci, którzy cenią sobie swobodę działania, lubią wyzwania i chcą się rozwijać, świetnie się odnajdą w takiej formie.

Jakie są zalety pracy zdalnej?

Pracujesz zdalnie? Nie zapominaj o ruchu

Przede wszystkim każdy swoją pracę może organizować w inny sposób. Jednak wszyscy muszą pamiętać o aktywności w ciągu dnia. Często zaczynam tydzień od przejażdżki rowerowej. Co więcej – każdego dnia po obiedzie idę też na spacer. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda moje życie od kuchni, to zapraszam Cię na Instagram.

W weekendy natomiast wyłączam komputer, chowam laptopa i staram się aktywnie spędzić te dwa dni.

Czasem sobie odpuść – w pracy zdalnej musisz zachować balans 

Zdecydowałam się na pracę w domu dlatego, żeby móc pracować i jednocześnie spędzać czas z rodziną. Ale również dlatego, że uwielbiam niezależność. Chciałam nie mieć nad sobą szefa i samodzielnie decydować o swoim czasie. 

Lubię codzienną rutynę, bo bardzo mi pomaga w osiąganiu moich celów, ale jej nadmiar mnie męczy. Dlatego czasem odpuszczam i całkowicie zmieniam grafik. Na przykład robię sobie dzień wolny, nawet w środku tygodnia. Albo w poniedziałki. W życiu najważniejsza jest równowaga. Żeby praca przynosiła efekty, trzeba zadbać o wypoczynek i naładowanie akumulatorów. Praca ma być sponsorem Twojej wizji życia. Nie stań się niewolnikiem swojej firmy.

W restauracji, w której jadamy obiady, na saszetkach z cukrem do kawy są „złote myśli”. Kiedyś pojawiło się na jednej z nich takie zdanie: Odpoczynek jest częścią pracy. Jedno nie może istnieć bez drugiego. Jeśli dobrze wypoczniesz, będziesz dobrze pracować. Jeśli dobrze pracujesz, odpoczniesz komfortowo.

Jak ja organizuję pracę?

Wspomniałam o tym na samym początku, dlatego – by nie zostawić Cię z jakimś niedopowiedzeniem – poniżej znajdziesz mój plan dnia. 

W tygodniu mam tylko kilka bloków czasowych (głównie przed południem) na najważniejsze rzeczy posegregowane tematycznie. Bloki te trwają około dwóch godzin. Pozostały czas przeznaczam na pracę zgodnie z bieżącą listą zadań.

To nie oznacza, że każdy mój tydzień tak wygląda. Mam pewne ramy, które ułatwiają mi ułożenie tygodnia w zgodzie ze sobą. Daję sobie przestrzeń na zmianę zdania, inne projekty albo po prostu ułożenie zadań tak, jak mi akurat pasuje.

W ten sposób na wiele tygodni do przodu mogę ustalać zadania czy tematy, którymi chcę się zająć.

Mój plan dnia

Oczywiście ten rozkład jest dość elastyczny. Są dni, które wyglądają zupełnie inaczej (na przykład gdy trwa sprzedaż lub gdy prowadzę kurs Zostań korektorką). Wiele zadań deleguję. Korektę i redakcję niektórych tekstów zlecam klubowiczkom. Kwestie techniczne deleguję. Administrację i księgowość przejął mój mąż. Tych zadań nie znajdziesz w moim grafiku.

Mój ogólny plan dnia wygląda tak:

Mam nadzieję, że dzięki tym wskazówkom wiesz już, jak organizować pracę zdalną. Nie twierdzę oczywiście, że to, co działa u mnie, zadziała również u innych, ale myślę, że warto spróbować. Być może potrzebne będą pewne modyfikacje, ale koniec końców uda się wypracować metodę, która się sprawdzi.

I nie poddawaj się, gdy przyjdą trudniejsze momenty, gdy czasem nie będziesz ogarniać rzeczywistości. Krok po kroku organizuj swoją pracę. Tak by mieć czas na życie.