fbpx
Jak używać Trello – instrukcja

Jak używać Trello – instrukcja

Jak używać Trello – instrukcja

Jest wiele darmowych narzędzi, które ułatwiają pracę i pomagają zautomatyzować biznes. Dzięki nim możesz skupić się na rozwoju firmy, zamiast przeliczać wydatki na płatne programy.

Gdy w Twoim biznesie pojawi się więcej zleceń i osób, warto korzystać z aplikacji do zarządzania projektami. Dzisiaj chciałabym Ci pokazać, jak wykorzystujemy jedno z takich narzędzi. Jest nim Trello. 

Jak zacząć pracować z Trello?

Dzięki Trello możesz zautomatyzować swój biznes, zwłaszcza jeśli uczestniczy w nim grupa osób. Konto na platformie Trello jest dostępne w darmowej wersji. Aby je utworzyć, musisz podać login i hasło. Po zalogowaniu tworzysz zespoły do realizacji swoich projektów, dołączasz różne osoby, pliki, komentarze. Wszystko zależy od potrzeb i kreatywności danego zespołu. 

Jak tworzyć zespoły i tablice w Trello?

Trello składa się z zespołówtablic. Zespoły to grupy tablic oraz ludzi. Tablice to kolekcje kart uporządkowanych w listach. Używanie ich pomaga w zarządzaniu projektem. 

Trello jest dostępne również w wersji na urządzenia mobilne. Dzięki temu w każdym momencie możesz dopisać lub przekazać zadanie – nawet gdy nie siedzisz przy komputerze. 

Aby utworzyć zespół lub tablicę, musisz kliknąć znak „+” znajdujący się obok Twojego zdjęcia i loginu w prawym górnym rogu ekranu. Nazwij nowy zespół lub tablicę i dodaj członków. Ustaw status jako publiczny lub prywatny. 

Jak używać trello

Jak używać Trello w zespole?

Trello jest świetnym narzędziem do organizacji pracy, układania harmonogramów projektów i grupowania pomysłów. Doskonale się sprawdza w pracy zespołowej. Dzięki niemu nie musisz wysyłać setek e-maili ani wiadomości za pomocą innych komunikatorów – wszystko jest zebrane w jednym miejscu.

Aby dodawać członków do poszczególnych zespołów, tablic (o ile nie jest to tablica prywatna), wpisz nazwę użytkownika. Jeśli natomiast dana osoba nie korzysta z Trello, musisz wysłać jej zaproszenie na wskazany adres e-mail. Możesz też dodać osobę tylko do określonej karty. Jest to bardzo dobre rozwiązanie, gdy ta osoba jest odpowiedzialna za dany element realizacji projektu.

Wszyscy użytkownicy kart będą otrzymywać e-mailem informacje o zmianach, jeśli zaznaczą opcję subskrypcji.

Jak wygląda Trello w biznesie korektora?

Z Trello pracuję od 2017 roku. Utworzyłam kilka zespołów.

Pierwszy zespół to moi współpracownicy, czyli korektorzy, graficy, moderatorki grupy na Facebooku i wirtualna asystentka. Tworzę dla każdego z nich tablicę i tam udostępniam zlecenia, pomysły, pliki, harmonogram prac i publikacji w mediach społecznościowych.

Kolejny zespół stworzyłam dla mojej firmy. Umieszczam tam tablice dla moich klientów, którzy decydują się na taką formę współpracy.  Dzięki temu o wiele łatwiej zapanować nam nad poszczególnymi zleceniami – wszystkie teksty i faktury są w jednym miejscu.

Osobny zespół to moje kursantki premium. Na specjalnej tablicy dodaję teksty, które przygotowałam w ramach praktyk. 

Mam też prywatny zespół. Są tam tablice, w których rozpisuję swoje projekty – blog, kursy itp. Gdy chcę, by ujrzały światło dzienne, poszczególne karty udostępniam wybranym osobom.

Do swoich tablic dodają mnie osoby i firmy, które ze mną współpracują w ramach swoich projektów. 

Jak rozpisywać projekty w Trello?

Po utworzeniu zespołu dodajesz tablice. Prawie każda współpracująca ze mną osoba ma swoją tablicę. Nowych członków zapraszam, wysyłając im link.

Do każdej tablicy możesz dodawać listy, na których zapisujesz pomysły i projekty związane z danym tematem. Członkowie zespołu, którzy mają dostęp do tej tablicy, mogą śledzić wybrane listy i otrzymywać powiadomienia o zmianach. Oprócz tego do każdej listy przypiętej na tablicy tworzysz karty i przypisujesz je określonym członkom zespołu.

Karty zawierają jeszcze bardziej szczegółowe informacje związane z głównym tematem. Warto też nadać poszczególnym kartom tytuły, dodać do nich etykiety, listę zadań do wykonania, terminy. W kartach możesz umieszczać linki, załączniki z plikami tekstowymi lub graficznymi i komentarze.

Trello udostępnia też wiele formularzy tematycznych. Są one bardzo przydatne w procesie porządkowania treści.

Na tablicach współpracowników i klientów utworzyłam listy: Zlecenia, W trakcie korekty, Zakończone, Rozliczone.

Jeśli pomagam klientom w procesie wydawniczym, tworzę na jego tablicy odpowiednie listy: Ustalenia, Redakcja, Skład, Korekta, Druk, Promocja, Rozliczenia. 

Rozpisuję też swoje kursy i blog. Na zdjęciu poniżej zobaczysz moją prywatną tablicę Blog. Są w niej rozpisane poszczególne miesiące, lista z artykułami w fazie tworzenia i lista artykułów ostatnio opublikowanych (lub aktualizowanych). Stworzyłam też listę przydatnych materiałów, a w niej umieściłam karty z szablonem postów, harmonogramem publikacji, działaniami promocyjnymi.

Na osobnych kartach znajdują się poszczególne artykuły i kluczowe informacje (tagi, kategorie, słowa kluczowe). Wyznaczam termin publikacji, dodaję członków (korektora, wirtualną asystentkę),  zdjęcia, które będą umieszczone w poście, listę zadań związanych z publikacją artykułu na blogu. 

Jak używać trello
Jak używać Trello – instrukcja

Jak używać Trello – instrukcja

Twórcy Trello na swojej stronie rozpisali projekt, jakim jest założenie firmy. Zobacz, jak wygląda porządkowanie zadań krok po kroku. 

Jak zmienić ustawienia w Trello?

Spersonalizuj tablice i listy, zmieniając ich ustawienia. Wszystkie opcje dostępne są na pasku po prawej stronie ekranu.

Ustaw tło, dodaj etykiety i naklejki, zsynchronizuj tablicę z przydatnymi aplikacjami.

W kartach możesz również dodawać członków, oznaczać etykiety, tworzyć listę zadań, określać terminy. Karty i listy możesz kopiować, przenosić do innych tablic oraz archiwizować. 

BEZPŁATNE WARSZTATY KOREKTORSKIE

Zapisz się na warsztaty korektorskie i zdobywaj doświadczenie już teraz.
Raz w tygodniu otrzymasz ćwiczenie bezpośrednio na Twój adres e-mail.

Inne zastosowania Trello

Oczywiście możesz wykorzystać Trello do rozpisania prywatnych projektów, na przykład do porządkowania harmonogramu publikacji na blogu, do pisania książki, planów urlopowych, obowiązków domowych, list zakupów, organizacji imprez. Narzędzie to jednak fantastycznie się sprawdza przede wszystkim w pracy zespołowej.

Aby zobaczyć, jak to działa w praktyce, podejrzyj przykładowe listy publiczne. A najlepiej załóż Trello i pobaw się trochę. Jestem przekonana, że znajdziesz dla niego zastosowanie.

Używasz? Do jakich projektów wykorzystujesz tę aplikację?

Dołącz do newslettera i otrzymuj informacje o kolejnych artykułach z serii Narzędzia biznesowe.

Plan pisania tekstów na blogu

Plan pisania tekstów na blogu

Jak stworzyć cotygodniowy plan pisania na blogu?

Nie możesz znaleźć czasu na pisanie cotygodniowego artykułu na blogu? Czy blogowanie wydaje Ci się ogromnym przedsięwzięciem?
Tajemnica regularnego publikowania jest prostsza, niż mogłoby się wydawać: przerwij pisanie.
Chcesz zbudować nawyk cotygodniowego publikowania?

Przeczytaj, jak możesz to zrobić.

Jak zaplanować proces pisania?

Czy kiedykolwiek spoglądałaś wstecz na swój tydzień i zastanawiałaś się, co się stało? Zaczęłaś tydzień ambitnie. W myślach stworzyłaś już fantastyczny artykuł na blogu. Ale potem usiadłaś przy biurku. Pusta biała kartka wpatrywała się w Ciebie. Słowa nie nadchodziły.

Wtedy odezwała się Twoja przyjaciółka prokrastynacja. Zaczęła Cię rozpraszać drobnymi zadaniami, które wydawały się bardziej atrakcyjne niż pisanie tego artykułu na blogu.  Znasz to uczucie? Dziś chcę Ci pokazać, jak ja sobie z tym radzę.

Wyobraź sobie gotowanie świątecznego posiłku dla przyjaciół i rodziny…

Kurczak saté. Krewetki w żółtym curry. Wołowina duszona z warzywami. Kiszony ogórek z ananasem i pomidorem. Krewetki. Ryż. Sorbet z mango.

Kręci Ci się w głowie, prawda?

Przygotowując posiłek, myślisz o różnych procesach, takich jak siekanie, duszenie czy gotowanie. Zastanawiasz się również, które potrawy możesz przygotować wcześniej. Krewetki mogą być przygotowane dzień wcześniej, a warzywa muszą być zrobione tuż przed posiłkiem.

Z pisaniem artykułów blogowych jest tak samo. Nie musisz wszystkiego robić naraz. Podziel ten proces na kilka etapów: generowanie pomysłów, tworzenie zarysów, pisanie roboczego szkicu, redakcja i formatowanie. Uwzględnij też różne elementy treści: tytuł, wstęp, rozwinięcie i zakończenie.

Oto jak możesz podzielić proces, pokonać prokrastynację i pisać co tydzień smakowite wpisy na blogu.

Dzień pierwszy: Zacznij pisać swój artykuł

Czy masz notes lub folder, w którym zapisujesz pomysły na artykuły blogowe?

Jeśli nie, musisz zaplanować 30 minut na burzę mózgów. Pomyśl o swoim idealnym czytelniku i zastanów się, jakie problemy możesz rozwiązać. Jak możesz pomóc mu być bardziej produktywnym, stać się szczęśliwszym, zdrowszym lub bogatszym?

Zapisz co najmniej 30 pomysłów w 30 minut. Zachowaj wszystkie swoje pomysły na liście i dodaj nowe, gdy ludzie zadają pytania lub piszą ciekawe komentarze. Jeśli masz otwarte oczy i uszy, prawdopodobnie burzę mózgów będziesz robić tylko raz w roku. Pomysły na artykuły będą przychodzić same.

Czas zacząć następny wpis na blogu:

  •     Przejrzyj swój notatnik i wybierz pomysł.
  •     Napisz chwytliwy tytuł (najlepiej w formie „Jak zrobić…”). Upewnij się, że tytuł roboczy wyjaśnia, w jaki sposób czytelnik skorzysta z Twojego artykułu. Jaki problem rozwiążesz? Czego nauczysz?
  •     Stwórz szkic swojego wpisu, zapisując wstępne podtytuły; pomyśl o przykładach, które możesz wykorzystać, lub o historiach, które możesz opowiedzieć.
  •     Jeśli chcesz dodać cytaty lub statystyki lub potrzebujesz innych badań, zrób to również w dniu pierwszym. Kiedy piszesz wersję roboczą, nie chcesz, aby badania Cię rozpraszały, więc możesz pisać tak szybko, jak to możliwe.

Wykonaj pierwsze zadanie. Niech ono będzie niewielkie, by prokrastynacja nie miała szansy na sabotaż.

Dzień drugi: użyj stopera, by pokonać odkładanie na później
Niektórzy twierdzą, że z czasem pisanie staje się łatwiejsze.

Ale z mojego doświadczenia wynika, że ​​pisanie jest jak jazda pod górę. Kiedy poprawia się Twoja kondycja, szybciej dostajesz się na szczyt, ale nogi wciąż bardzo bolą.

Nienawidzę pisać pierwszych szkiców. Muszę pokonać tak duży opór przed tym, by usiąść i stworzyć plan, że piszę go przed śniadaniem. W tym czasie mój umysł nie ma wystarczająco dużo energii, aby się zbuntować.

Oto jak pisać pierwszą wersję roboczą:

  • Wstęp może być trudny do napisania, więc na razie pomiń.
  • Ustaw stoper na 25 minut i napisz swój pierwszy szkic tak szybko, jak to możliwe.
  • Po 25 minutach zrób sobie 5-minutową przerwę.
  • Przygotuj sobie filiżankę herbaty lub kawy, a następnie rzuć sobie wyzwanie, aby zakończyć swój pierwszy szkic w ciągu kolejnych 25 minut. W zależności od tego, jak szybko piszesz i jak długie są Twoje artykuły, możesz potrzebować trochę mniej lub  więcej czasu.
  • Nie martw się o ostatni akapit. Lepiej go napisać, gdy poczujesz się świeżo, bo to sprawia, że masz bardziej entuzjastyczne nastawienie.

Zamknij drzwi, wyłącz telefon i  przeglądarki. I przestań się zatrzymywać na konkretnych słowach. Napisz tak szybko, jak potrafisz.

Dzień trzeci: napisz trzy najważniejsze części
Skup się na najważniejszych częściach swojego tekstu. Pomyśl o swoim idealnym czytelniku i o tym, jak Twój wpis może mu pomóc:

  • Twój nagłówek musi przyciągać uwagę; dzięki niemu Twój wpis może stać się bardziej atrakcyjny. Stwórz co najmniej kilkanaście wersji nagłówka – pierwsza wersja rzadko jest najlepsza.
  • Nikt nie przeczyta wpisu, gdy wstęp jest mało interesujący. Musisz więc skusić odwiedzających do czytania. Najlepszym pomysłem na dobry początek jest wczuć się w problem czytelnika i obiecać mu, że rozwiążesz go w swoim artykule.
  • Końcowy akapit musi zainspirować czytelnika do działania. Nie pozwól, aby Twój post tak po prostu się skończył. Usuń przeszkody, które uniemożliwiają Twojemu czytelnikowi zastosowanie Twoich wskazówek. Zadaj pytanie i pozwól mu się wypowiedzieć.

Aby zwiększyć swój autorytet, musisz zachęcić ludzi do czytania, dzielenia się i działania zgodnie z Twoją radą. Właśnie dlatego nagłówek, wstęp i zakończenie są tak istotne.

Dzień czwarty: zredaguj swój tekst

Redagowanie artykułu jest jak szlifowanie diamentu.

Uwielbiam metafory. Tę z diamentem wymyśliłam trzy lata temu. Doskonale oddaje, jak wygląda praca z tekstem.
Diamenty najpierw się tnie. Nie jest to łatwe, bo są one niesamowicie twarde. Można usunąć wadliwe kawałki diamentu lub podzielić duży kamień na mniejsze. Operacja ta wymaga dużej staranności. Jeśli cięcie jest złe, to diament straci połysk, przez co nie olśni nas swym blaskiem.
Na końcu diament jest szlifowany, najczęściej szlifem brylantowym, który jest uznawany za szczyt osiągnięć mistrzów tego zawodu.

Podobnie jest z tekstem. Czasem musisz jako redaktor usunąć wadliwe fragmenty, czasem podzielić zbyt długie zdania na krótsze.
Potem zamieniasz się w szlifierza – korektora. Dodajesz blasku tekstom – usuwasz błędy i drobne usterki. Poprawiasz wszelkie niedociągnięcia. I wreszcie tekst staje się brylantem – świeci pełnym blaskiem i olśniewa czytelnika.

Nie jest łatwo samodzielnie poprawiać własne teksty, bo jesteśmy do nich przywiązani. Dlatego warto zlecić poprawienie tekstu profesjonaliście.

 Ale jeśli z jakichś powodów nie chcesz lub nie możesz tego zrobić, musisz zrobić korektę tekstu samodzielnie.

 Oto Twoje główne zadania:

  • Wybierz najlepszy nagłówek spośród tych, które stworzyłaś trzeciego dnia.
  • Doszlifuj brzmienie podtytułów, aby czytelnik nie tylko skanował nagłówki, ale też zatrzymał się na treści.
  • Usuń niepotrzebne przysłówki i oklepane frazy, aby Twoje teksty były przekonujące.
  • Dodaj pytania, aby Twoja treść była bardziej konwersacyjna.
  • Zadbaj o płynność tekstu, aby czytelnicy mogli bez trudu przesuwać wzrokiem po tekście.
  • Sprawdź błędy interpunkcyjne, gramatyczne i ortograficzne.
  • Czytaj na głos, aby znaleźć właściwy rytm.

Chcesz, aby czytelnicy mogli cieszyć się Twoimi wpisami? Poprawianie tekstu to czas, w którym dzieje się magia.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak samodzielnie poprawić swój tekst, zapoznaj się z artykułem 3 sposoby na darmową korektę.

Dzień piąty i szósty: odpocznij
Napisany i zredagowany tekst musi trochę poleżakować. Jeśli chcesz publikować artykuły na blogu raz w tygodniu, możesz sobie pozwolić tylko na dwa dni odpoczynku. Taka przerwa jest niezmiernie ważna, by później móc świeżym okiem spojrzeć na tekst.
Dzień siódmy: formatuj, publikuj i promuj swój artykuł

 Już prawie skończyłaś.
W ostatnim dniu publikujesz swój artykuł. Ale zanim to zrobisz, jeszcze raz sprawdź dokładnie swój tekst.  Możesz go sobie nawet wydrukować – na papierze lepiej się czyta.

Znajdź zdjęcie w banku zdjęć, dobierz odpowiednią grafikę lub wykonaj ją samodzielnie.
Sformatuj swój wpis w WordPressie.
Dodaj linki z kilku poprzednich postów na blogu do nowego artykułu (i z nowego wpisu do kilku starych postów).
Napisz do swoich subskrybentów, aby poinformować ich o nowym artykule.
Promuj wpis w mediach społecznościowych.

Nie zapomnij nagrodzić się za zrealizowane zadanie.

Prace, które nie są planowane, nie są wykonywane


Każdy wpis na blogu, który tworzysz, jest okazją do zaangażowania fanów. Aby uzyskać więcej udostępnień. Aby zdobyć większy ruch na stronie. Aby zbudować swój autorytet. Aby znaleźć nowych czytelników. Aby rozwinąć swój biznes.

Ale jeśli nie zarezerwujesz czasu w kalendarzu, prawdopodobnie nie uda Ci się wykonać tego zadania.

Nie pozwól, aby blogowanie spadło na koniec listy zadań. Trzymaj się harmonogramu, który działa.

Buduj swoją społeczność. Rozwijaj swój biznes. I bądź dumna ze swoich tekstów.