9 sposobów na poprawę koncentracji w trakcie pracy zdalnej

Według raportu McKinsey Health Institute, aż 26% Polaków ma problemy z funkcjami poznawczymi, w tym z koncentracją i pamięcią, co jest zbliżone do globalnej średniej (29%). Te wyniki pokazują, że trudności z utrzymaniem skupienia są powszechne, zwłaszcza w kontekście pracy zdalnej. Potwierdzają to również dane zebrane przez Statista – w 2023 roku aż 9% osób pracujących zdalnie miało problemy z koncentracją.

Czy też obserwujesz u siebie problemy ze skupieniem? W tym artykule dzielę moimi sposobami.

1. Stosuj zasadę 2 minut

Zasada 2 minut, która mówi: „Jeśli coś zajmie Ci mniej niż 2 minuty, zrób to od razu”, stała się popularna dzięki Davidowi Allenowi, autorowi książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Zasada ta jest prosta, ale niezwykle skuteczna w codziennym zarządzaniu zadaniami. Polega na natychmiastowym wykonaniu krótkich, prostych czynności, które mogłyby być łatwo odkładane na później, ale w rzeczywistości można je szybko załatwić. Dzięki temu unikasz gromadzenia się drobnych zadań, które mogą prowadzić do poczucia przytłoczenia. Twoja lista rzeczy do zrobienia nie będzie się sztucznie wydłużać, a Ty zyskasz poczucie kontroli nad codziennymi obowiązkami.

Przykładowe zadania, które warto załatwić od razu, to:

Są to czynności, które same w sobie nie są skomplikowane, ale mogą łatwo wpaść w pułapkę odkładania na później. Gdy wykonujesz je od razu, nie tylko skracasz czas poświęcony na takie drobnostki, lecz także nie musisz wracać do nich później, co mogłoby zaburzyć Twoją koncentrację i produktywność w bardziej wymagających zadaniach. Twoja lista rzeczy do zrobienia nie będzie się sztucznie wydłużać, a Ty zyskasz poczucie kontroli nad codziennymi obowiązkami.

2. Ustal priorytety na każdy dzień

Każdego dnia warto określić maksymalnie trzy najważniejsze zadania, które musisz wykonać. Mogą to być kluczowe projekty, takie jak korekta e-booka, przygotowanie oferty dla klienta czy inne priorytetowe działania, które mają duże znaczenie dla Twojej pracy lub biznesu. Skupienie się na tych trzech zadaniach pozwala uniknąć rozpraszania się mniej istotnymi obowiązkami i zapewnia, że najważniejsze rzeczy zostaną zrobione. Dzięki temu masz pewność, że codziennie robisz postępy w kluczowych obszarach swojej pracy.

Zajmowanie się tymi zadaniami z samego rana może znacznie zwiększyć efektywność. Wczesne godziny często sprzyjają lepszej koncentracji, a wykonanie najważniejszych zadań na początku dnia daje poczucie satysfakcji i pozwala uniknąć stresu związanego z odkładaniem ich na później. W ten sposób unikasz uczucia, że coś nad Tobą wisi i możesz resztę dnia poświęcić na mniej istotne zadania lub sprawy, które pojawiają się niespodziewanie.

Jeśli zmagasz się z prokrastynacją, warto pamiętać, że jest ona jednym z głównych wrogów koncentracji. Odkładanie zadań na później prowadzi do narastającego stresu i poczucia winy, co jeszcze bardziej utrudnia skupienie się na pracy. Warto więc poznać techniki, które pomagają radzić sobie z prokrastynacją.

Zmagasz się z prokrastynacją? To wróg numer 1 koncentracji w pracy! Sprawdź, jak sobie radzić: Jak pokonać prokrastynację? Praktyczne porady dla korektorów.

3. Rób przerwy

Problemy z koncentracją są powszechnym wyzwaniem, szczególnie w dzisiejszym świecie pełnym rozpraszających bodźców. Badania wykazały, że umysł człowieka ma naturalną tendencję do błądzenia myślami przez około 15–20% czasu. Oznacza to, że nawet podczas wykonywania zadań wymagających pełnego skupienia nasz mózg często odpływa w kierunku innych myśli, co utrudnia efektywną pracę.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na poprawę koncentracji jest zaplanowanie okresów intensywnej pracy oraz regularnych przerw. Taki harmonogram pozwala naszemu mózgowi na maksymalne zaangażowanie w zadanie i daje nam pewność, że po intensywnym wysiłku nastąpi czas na odpoczynek. Wiedza o tym, że po wymagającym zadaniu nastąpi przerwa, motywuje do pracy na pełnych obrotach, co może znacząco zwiększyć produktywność.

W szczególności w przypadku zadań nudnych lub żmudnych (niektórzy tak określają pracę korektora) pomocna może okazać się technika Pomodoro. Polega ona na podziale pracy na bloki czasowe, zwykle po 25 minut, po których następuje krótka przerwa. Po czterech takich cyklach następuje dłuższa przerwa. Dzięki tej technice nawet najbardziej monotonne zadania stają się bardziej znośne, a regularne przerwy pozwalają na chwilę odpoczynku i regenerację umysłu, co w efekcie sprzyja utrzymaniu wysokiego poziomu koncentracji przez dłuższy czas.

Stosowanie takich strategii może znacząco poprawić jakość pracy i pomóc w radzeniu sobie z naturalnymi trudnościami związanymi z koncentracją, szczególnie w obliczu wyzwań współczesnego świata.

4. Pracuj w blokach

Praca w blokach czasowych lub tematycznych polega na podzieleniu dnia na określone segmenty, z których każdy jest przeznaczony na realizację konkretnego rodzaju zadań. Dzięki temu możesz w pełni skoncentrować się na jednym typie aktywności i uniknąć ciągłego przeskakiwania między różnymi obowiązkami. To z kolei zmniejsza ryzyko rozproszenia uwagi i pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie czasu.

Przeskakiwanie między różnymi zadaniami powoduje problemy z koncentracją i niepotrzebnie zajmuje czas. Koszt przełączenia się pomiędzy zadaniami może wynosić od 20 do nawet 75% czasu potrzebnego na dane zadanie, a praca w blokach czasowych pomaga się z tym uporać. Zamiast tracić energię na próby robienia wszystkiego naraz, możesz się skupić na jednej czynności – dzięki temu zrobisz je lepiej i szybciej.

Tę metodę dokładniej opisałam w artykule: Jak organizować pracę zdalną? Znajdziesz tam sporo innych wskazówek, a nawet – mój plan dnia.

5. Włącz muzykę (ale nie byle jaką)

Niektórzy przy muzyce uzyskują prawdziwe flow, podczas gdy dla innych to zabójca koncentracji i produktywności. Wybór muzyki jest kwestią indywidualną, ale warto zwrócić uwagę na to, co mówią badania. Dla niektórych osób odpowiednio dobrana muzyka może znacznie poprawić jakość pracy, podczas gdy dla innych cisza może być najlepszym rozwiązaniem.

Autorzy inicjatywy MusicWorks zlecili eksperyment. Wykazał on m.in., że przy muzyce 81% badanych pracowało szybciej, a 88% – dokładniej. Co ciekawe, do korekty i sprawdzania pisowni najlepiej sprawdziła się… muzyka taneczna. Osoby słuchające takich utworów pracowały aż o 20% szybciej niż te, które pracowały w ciszy, co pokazuje, że rytmiczne dźwięki mogą pobudzać do działania i sprzyjać lepszej koncentracji.

Według neurobiologa z Harvardu, Sriniego Pillaya, najlepiej na poprawę koncentracji działają znane dźwięki – a więc muzyka, którą lubisz. Znajome melodie mogą pomóc w osiągnięciu stanu skupienia, w którym praca staje się bardziej płynna i efektywna. Jeśli więc zdecydujesz się na muzykę w tle, warto postawić na utwory, które dobrze znasz i które sprawiają, że czujesz się komfortowo podczas pracy.

6. Pracuj z innymi

Body doubling to zyskujący na popularności trend, który polega na wspólnej pracy z inną osobą, zarówno w rzeczywistości, jak i online. Obecność drugiej osoby, nawet jeśli pracuje nad własnymi zadaniami, może znacznie podnieść poziom koncentracji. To proste rozwiązanie jest szczególnie skuteczne dla osób, które mają problemy z motywacją lub prokrastynacją, ponieważ obecność towarzysza tworzy poczucie zobowiązania i wzajemnej odpowiedzialności.

Osoby, które wypróbowały body doubling, zauważyły znaczny wzrost produktywności i lepsze skupienie podczas wykonywania swoich zadań. Wspólna praca może również przynieść korzyści społeczne, poprawić samopoczucie i zredukować uczucie izolacji, które często towarzyszy pracy zdalnej. Ten trend staje się szczególnie popularny wśród freelancerów i osób pracujących na home office. Wspólną pracę praktykujemy od 2 lat w Klubie Korektorów i widzę, że przynosi to zaskakujące efekty.

Garść korzyści i sporo danych znajdziesz w artykule: Body doubling – trend czy realny sposób na poprawę skupienia podczas pracy?

7. Przygotuj posiłki wcześniej

Gdy doskwiera głód, trudno się skoncentrować. Wymyślenie zbilansowanego śniadania lub obiadu i przygotowanie go zajmuje jednak mnóstwo czasu. Zaplanuj więc posiłki na cały tydzień, a w miarę możliwości – przygotuj je wcześniej. To prosty sposób, by zminimalizować przerwy w pracy i zapewnić sobie stały dopływ energii.

Możesz stosować tzw. meal prepy (np. trzymać w lodówce już obrane i pokrojone warzywa), a nawet mrozić niemal całe dania (np. leczo, gulasz, sosy czy zupy). To znacznie przyspieszy przygotowanie pełnowartościowego posiłku, który jest przecież paliwem dla mózgu.

8. Zawsze miej przy sobie wodę

Podczas pracy zapominasz o piciu wody? To niedobrze, bo nawet łagodne odwodnienie (już ok. 1% masy ciała) niekorzystnie wpływa na pracę mózgu, w tym poziom energii, pamięć i zdolność skupienia się. Dlatego tak ważne jest, aby regularnie dostarczać organizmowi odpowiednią ilość płynów. Regularne picie wody pomaga utrzymać świeżość umysłu, redukuje zmęczenie i pomaga się skupić. Warto więc zadbać o ten prosty nawyk, który może przynieść wymierne korzyści dla Twojego zdrowia.

Z samego rana przygotuj nie tylko kubek z kawą (herbatą, machą), lecz także dużą butelkę z wodą. Widok butelki będzie przypominał o konieczności regularnego nawadniania się przez cały dzień. Warto również pamiętać, że kawa i herbata, choć mogą mieć pewne właściwości pobudzające, nie zastąpią czystej wody, która jest ważna dla prawidłowego funkcjonowania mózgu. Badania wskazują co prawda, że kawa poprawia skupienie, ale pod warunkiem że jest spożywana z umiarem. 

9. Ustal granice z bliskimi

Praca zdalna niesie ze sobą wiele korzyści, ale może także rodzić wyzwania, zwłaszcza w relacjach z bliskimi, którzy nie zawsze rozumieją specyfikę tego trybu pracy. Często osoby pracujące z domu słyszą sugestie typu: „Siedzisz w domu, to przecież możesz zrobić obiad” czy „Masz chwilę, więc zrób to za mnie”. Takie podejście może prowadzić do frustracji i obniżenia produktywności, zwłaszcza gdy musimy się zmagać z ciągłymi przerwami i oczekiwaniami ze strony rodziny.

Aby uniknąć tych problemów, warto jasno ustalić granice z bliskimi, z którymi mieszkasz. Wytłumacz im, na czym polega Twoja praca i dlaczego potrzebujesz nieprzerwanego czasu na realizację swoich obowiązków. Ustal konkretne godziny, w których będziesz dostępny, i te, podczas których będziesz w pełni skupiony na pracy. Możesz także wyznaczyć bloki czasowe, w których nie będziesz odpowiadać na pytania, odbierać telefonów czy wchodzić w interakcje – podobnie jak w przypadku pracy w biurze.

Chociaż wprowadzenie takich zasad może początkowo być trudne i wymagać cierpliwości, jest to konieczne dla zachowania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. W ten sposób zyskasz większą kontrolę nad swoim czasem i przestrzenią, co pozwoli Ci efektywniej pracować i jednocześnie cieszyć się relacjami z bliskimi bez niepotrzebnych napięć. Pamiętaj, że dbanie o te granice jest kluczowe zarówno dla Twojej produktywności, jak i dla utrzymania zdrowych relacji w domu.

Koncentracja w pracy zdalnej – o czym jeszcze pamiętać?

Wygodne krzesło, dobrze dobrane oświetlenie oraz ergonomiczne ułożenie sprzętu to podstawy, które pomogą Ci zachować komfort podczas długich godzin pracy. Nie zapominaj również o wyciszeniu otoczenia – odłożenie telefonu i minimalizowanie hałasu to proste kroki, które mogą znacząco wpłynąć na Twoją zdolność do skupienia.

Kolejnym skutecznym narzędziem mogą być aplikacje, które kontrolują czas spędzany na korzystaniu z konkretnych stron internetowych lub aplikacji. Blokowanie dostępu do rozpraszających treści w określonych godzinach pozwala skupić się na najważniejszych zadaniach, eliminując pokusy sprawdzania mediów społecznościowych czy wiadomości. Takie rozwiązania mogą być szczególnie pomocne, gdy zauważasz, że zbyt często przerywasz pracę na rzeczy mniej istotne.

Każdy z nas ma inne potrzeby i na każdego mogą zadziałać różne metody. Jednak mam nadzieję, że wdrożenie choćby części tych wskazówek pozwoli Ci poprawić poziom skupienia i efektywności w pracy. Znalezienie własnego rytmu i optymalnych warunków do pracy może znacząco wpłynąć na Twoje codzienne osiągnięcia i ogólne samopoczucie.