Jak organizować pracę zdalną

Jeśli się zastanawiasz, jak planuję dzień, czy mam stały harmonogram i czy mogę sobie pozwolić na wolne weekendy i pracę do 14.30, przeczytaj ten artykuł. Pokażę Ci, jak organizować sobie dzień, by mieć czas na życie.

Jak organizować pracę zdalną

Przez pandemię mnóstwo ludzi musiało całkowicie zmienić podejście do pracy. Z dnia na dzień dostosowywaliśmy się do nowych warunków, które dla wielu były zupełnie nieznaną rzeczywistością.

Praca zdalna – jak to się zaczęło

Pracuję z domu od 20 lat. Na początku jako dziennikarka współpracowałam z krakowskimi czasopismami, redagowałam wywiady, pisałam reportaże. Oczywiście pracowałam zdalnie, ale pojawiałam się w redakcjach kilka razy w tygodniu. Czasem po godzinach poprawiałam teksty rodzinie i znajomym. Uwielbiałam to robić. A potem urodziła się moja córka. Gdy skończył się urlop macierzyński, stanęłam na rozdrożu. Z jednej strony chciałam pracować, a z drugiej – wiedziałam, że moja córka bardzo mnie potrzebuje. I wtedy zdecydowałam, że zostanę w domu i założę własny biznes.

Był listopad 2006 roku – wtedy założyłam pierwszą w Polsce korektorską firmę online. Początki nie były łatwe. Gdy zaczynałam prowadzić działalność, miałam problem z organizacją pracy. Zlecenia „na wczoraj”, praca po nocach. Nie mogłam przecież odmawiać klientom. Działałam bez konkretnego wzoru czy schematu. 

Spotkania. Maile. Telefony. Po jakimś czasie pojawiły media społecznościowe, które potrafią nas skutecznie oderwać od pracy.

Nie wiedziałam, co jest potrzebne w pracy korektora. Testowałam różne rozwiązania, ryzykowałam, odkrywałam nieznane lądy, miałam wzloty i upadki. Na szczęście mogłam liczyć na wsparcie mojego męża. Życie przedsiębiorcy to ciągła walka z czasem. Pełnimy tak dużo ról w naszej firmie, że lista zadań nie ma końca.

Na początku byłam niesamowicie dumna z tego, że mi się udało, ale po dwóch latach prowadzenia działalności przyszło zmęczenie. Pracy było tak dużo, że sama sobie nie dawałam rady. Zazwyczaj były to zadania wymagające dużego skupienia. Nic dziwnego – nikt z nas nie jest stworzony do tego, by pracować po kilkanaście godzin dziennie!

Co się stało, że wszystko się zmieniło w moim życiu? Że mam czas dla rodziny i dla siebie? O tym jest ten artykuł.

Jak poznać swój sposób działania?

W lepszej organizacji pracy pomogło mi poznanie samej siebie, a więc zgodnego ze mną sposobu działania. To – moim zdaniem – fundament zawodowego sukcesu.

Przede wszystkim musisz określić swój chronotyp, by wykorzystać jego moc.

Chronotyp to biologiczny zegar odpowiedzialny za funkcjonowanie naszego organizmu. Wskazuje, kiedy czujemy się najlepiej, jesteśmy najbardziej aktywni, a kiedy powinniśmy odpocząć. To dlatego niektórzy z nas lubią spać do południa, a inni wstają wypoczęci o 5 rano. Powinniśmy się nauczyć działać zgodnie ze swoim naturalnym rytmem.

Już dawno uświadomiłam sobie, że nie muszę pracować tak jak wszyscy. Oczywiście żyjemy w pewnym systemie i powinniśmy uwzględnić to, że klienci zazwyczaj pracują w ciągu dnia. Jednak praca zdalna pozwala, by kluczowy dla naszej produktywności czynnik – chronotyp – wykorzystywać swobodnie. To ja decyduję, w jakich godzinach będę pracować. Mogę tak operować swoim czasem, by mój naturalny zegar (a więc sposób działania) był dla mnie wsparciem, nie przeszkodą. Odkąd pamiętam, miałam problemy z wczesnym wstawaniem, a najlepsze pomysły przychodziły mi do głowy wieczorem i w nocy, wtedy też najłatwiej było mi się skupić. Dlatego praca we własnej firmie jest dla mnie doskonałym rozwiązaniem. Hiszpańska sjesta idealnie się komponuje z moim naturalnym rytmem. Wracam do obowiązków, jeśli mam coś pilnego do zrobienia. Ale nigdy nie jest to praca bezpośrednio z klientem.

W pracy zdalnej potrzebna jest samodyscyplina

Nie powiem Ci, że praca w trybie home office jest łatwa. Nie zawsze jest różowo. Czasem rzeczywistość mnie przerasta, czasem nie nadążam lub mam po prostu gorszy dzień. Ale takich sytuacji jest niewiele. Mimo że nie uważam się za osobę wyjątkowo zdyscyplinowaną i zorganizowaną.

Praca zdalna wiąże się z wieloma wyzwaniami, bo trzeba zmienić nie tylko swoje przyzwyczajenia, lecz także przyzwyczajenia domowników. Wymaga też czegoś bardzo trudnego – samodyscypliny. Na szczęście można się tego nauczyć (wiem, co mówię!).

Nawet jeśli nie masz nad sobą szefa, który będzie Ci mówił, co musisz dziś zrobić, masz kogoś, komu należy się 100% uwagi i szacunku – klienta.

Dobra organizacja pracy w trybie home office

Jak organizować pracę zdalną?

Organizacja pracy to temat rzeka. Jedni uczą się jej całymi latami, inni wyssali ją z mlekiem matki. Zdradzę Ci pewien sekret. Możesz panować nad czasem. W pewnym sensie oczywiście. Musisz w domu, parku, restauracji, biurze (bo tak, tutaj nie ma ograniczeń) znaleźć sobie takie miejsce, w którym rzeczywiście będziesz pracować.

Określ godziny, w jakich pracujesz

Nie żartuję. Na pewno pojawią się projekty wymagające większego zaangażowania. Może nawet nieprzespanych nocy. Taka jest prawda o zawodzie korektora. Jednak w biznesie online możesz decydować o tym, kiedy wykonujesz pewne zadania. Zdolność do zarządzania sobą w czasie nauczy Cię radzenia sobie w różnych okolicznościach. Również tych trudniejszych.

Naucz się pracować w blokach

Ja się długo przed tym wzbraniałam, ale gdy Kasia Mistacoglu przysłała mi do redakcji i korekty poradnik o pracy w blokach, zafascynowałam się tą metodą. Niestety niezbyt mi wtedy wyszło organizowanie pracy, bo zawsze działałam spontanicznie i nie potrafiłam wszystkiego sobie ułożyć. Na szczęście mój mąż świetnie sobie z tym radził, więc firma sprawnie funkcjonowała. Wróciłam do tematu organizacji zainspirowana podcastem Marka Jankowskiego i postanowiłam dać sobie po raz kolejny szansę. I udało się. Zaczęłam wypisywać na kartce trzy najważniejsze zadania na każdy dzień. Ale gdy obowiązków przybywało, znów przyszło zniechęcenie. Wtedy trafiłam na Natalię Dołżycką. Jej metoda się znakomicie u mnie sprawdza. Zapewnia mi elastyczność, a jednocześnie wiele rzeczy porządkuje.

Możesz pracować w blokach czasowych, np. za pomocą metody Pomodoro (polecam Toggl) lub w blokach tematycznych (jeśli taki schemat jest przydatny w Twoim biznesie).

Wskazówka: Jak realizować zadania? Po kolei. Podziel swoje zlecenia na moduły. Jeżeli zajmujesz się jednym tekstem, wszystko inne odłóż na bok. Być może wydaje Ci się to zaskakujące. Dużo się mówi o wielozadaniowości. Zaufaj mi i nie idź tą drogą. Byłam tam – to nie działa. Najlepiej skupić się na jednej rzeczy naraz. I zobaczysz, że na efekty nie będzie trzeba długo czekać.

Spisuj swoje cele

Regularnie. Nawet jeśli uważasz, że masz niewiele do zrobienia. Praca zdalna wymaga dyscypliny. Pamiętaj, że każdy kiedyś zaczynał. Ja też. Z czasem zdałam sobie sprawę, że bez odpowiedniego planu nie dam rady. Tworzenie list zadań może być bardzo proste. Uwzględniaj wszystko, co chcesz i musisz zrobić, a potem oszacuj, ile czasu zajmą Ci poszczególne zadania. Tyle wystarczy, by osiągnąć sukces. Ta prosta czynność pozwoli Ci zrealizować działania krok po kroku. Bez przerażenia, spoconych dłoni i zadyszki. O niczym nie zapomnisz. Będziesz świetnie przygotowana. Kolejne zlecenia po prostu wpiszesz w swój kalendarz. Brzmi banalnie, ale w gruncie rzeczy to podstawa dobrej organizacji pracy.

Po każdym wykonanym zadaniu odhaczaj lub skreślaj to, co już udało Ci się zrobić. Dzięki temu zobaczysz, jak wiele udało Ci się osiągnąć. Z przyjemnością zaczniesz planować kolejne aktywności.

Sposobów jest wiele. Możesz użyć kalendarza lub notatnika. Jeżeli chcesz, wykorzystaj różne urządzenia i aplikacje (na przykład te, o których pisałam powyżej). Ważne, żebyś konsekwentnie spisywała priorytety i spokojnie je realizowała.

Gdy dobrze zorganizujesz pracę zdalną, poczujesz smak wolności

Praca zdalna daje też coś, co pozwala przetrwać wszelkie trudności – wolność. Ci, którzy cenią sobie swobodę działania, lubią wyzwania i chcą się rozwijać, świetnie się w tym odnajdą.

Jakie są zalety pracy zdalnej?

  • Daje poczucie kontroli i sprawczości.
  • Umożliwia stały rozwój.
  • Zapewnia swobodę w działaniu i planowaniu zajęć.

Pracujesz zdalnie? Nie zapominaj o ruchu

Przede wszystkim każdy swoją pracę może organizować w inny sposób. Jednak wszyscy muszą pamiętać o aktywności w ciągu dnia. Często zaczynam dzień od przejażdżki rowerowej. Co więcej – każdego dnia po obiedzie idę też na spacer i staram się zrobić 10 000 kroków. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda moje życie od kuchni, to zapraszam Cię na Instagram.
W weekendy natomiast wyłączam komputer, chowam laptopa i staram się aktywnie spędzić te dwa dni.

Praca zdalna – nie zapominaj o ruchu
Pracujesz zdalnie? Nie zapominaj o ruchu

Czasem sobie odpuść – w pracy zdalnej musisz zachować balans 

Zdecydowałam się na pracę w domu dlatego, żeby móc pracować i jednocześnie spędzać czas z rodziną. Ale również dlatego, że uwielbiam niezależność. Chciałam nie mieć nad sobą szefa i samodzielnie decydować o swoim czasie

Lubię codzienną rutynę, bo bardzo mi pomaga w osiąganiu moich celów, ale jej nadmiar mnie męczy. Dlatego czasem odpuszczam i całkowicie zmieniam grafik. I wieczorem nie nadrabiam tego, czego nie zrobiłam w ciągu dnia. Po prostu robię sobie dzień wolny w środku tygodnia. W życiu najważniejsza jest równowaga. Żeby praca przynosiła efekty, trzeba zadbać o wypoczynek i naładowanie akumulatorów.

Jak ja organizuję pracę?

Wspomniałam o tym na samym początku, dlatego – by nie zostawić Cię z jakimś niedopowiedzeniem – poniżej znajdziesz mój plan dnia. 

W tygodniu mam tylko kilka bloków czasowych (głównie rano) na najważniejsze rzeczy. Pozostały czas przeznaczam na pracę zgodnie z bieżącą listą zadań: redaguję teksty, zarządzam firmą.

Daję sobie przestrzeń na zmianę zdania, inne projekty albo po prostu ułożenie zadań tak, jak mi akurat pasuje.

  • Poniedziałek jest dniem organizacyjnym – sprawdzam zadania na dany tydzień w Asanie, rozpisuję nowe i planuję swój tydzień.
  • Wtorek – dzień marketingowy, czyli tworzenie i publikowanie treści (artykuły na blog, podcasty, media społecznościowe, newslettery).
  • Środy – dzień konsultacji, odpisywania na mniej pilne maile, networking.
  • Czwartek – dzień poświęcony na większe projekty (np. przygotowywanie nowych materiałów do kursu lub redakcja dłuższych tekstów).
  • Piątek to mój dzień CEO, a więc dzień, w którym pracuję nad moim biznesem.

To nie oznacza, że każdy mój tydzień tak wygląda. Mam pewne ramy, które ułatwiają mi ułożenie tygodnia w zgodzie ze sobą. 

  • Ktoś chce się umówić na konsultację wydawniczą? Proponuję środę.
  • Muszę dopracować harmonogram treści na dany tydzień? Robię to we wtorek.
  • Chcę zaplanować ostatni kwartał? Zapisuję to w kalendarzu na piątek.

W ten sposób na wiele tygodni do przodu mogę ustalać zadania czy tematy, którymi chcę się zająć.

Mój plan dnia

Oczywiście ten rozkład jest dość elastyczny. Są dni, które wyglądają zupełnie inaczej (na przykład gdy trwa kapania sprzedażowa kursu Zostań korektorką). Wiele zadań deleguję. Korektę i redakcję zlecam absolwentkom mojego kursu korektyklubowiczkom. Kwestiami technicznymi, analizami, planami marketingowymi zajmują się dziewczyny z mojego zespołu. Administrację i księgowość ogarnia mój mąż. Tych zadań nie znajdziesz w moim grafiku.

Mój ogólny plan dnia wygląda tak:

  • 9.00–9.45 rozpoczęcie pracy – odpisanie na maile
  • 10.00–12.00 pierwszy blok czasowy (zaczynam od najważniejszego zadania do wykonania danego dnia – zgodnie z planem tygodniowym; jeśli zadań jest więcej, a są wystarczająco krótkie, zazwyczaj grupuję je w bloki tematyczne)
  • 12.00–12.15 przerwa
  • 12.15–14.30 drugi blok czasowy (pozostałe zadania zaplanowane na dany dzień, w miarę możliwości też pogrupowane w bloki tematyczne)
  • 15.00–18.00 obiad, spacer, nauka
  • 18.30–20.00 Jeśli mam coś pilnego do zrobienia, wracam do pracy (nie są to jednak zadania wymagające kontaktu z klientami; konsultacje, odpisywanie ma maile czy wiadomości w mediach społecznościowych – tylko w godzinach pracy)
  • Gdy prowadzę szkolenia ten ostatni blok przesuwa się na 20.00.

Mam nadzieję, że dzięki tym wskazówkom wiesz już, jak organizować pracę zdalną. Nie twierdzę oczywiście, że to, co działa u mnie, zadziała również u innych, ale myślę, że warto spróbować. Być może potrzebne będą pewne modyfikacje, ale koniec końców uda się wypracować metodę, która się sprawdzi.

Czy wiesz już, jak zorganizować pracę zdalną? Czy jest coś, co szczególnie Cię interesuje?

Patrycja Bukowska