Jak pisać e-maile? Poradnik dla przedsiębiorców

Od czego zaczynać e-maile? 

Czy gdy piszesz e-maila do ważnego klienta lub instytucji, obawiasz się, że popełnisz jakąś językową gafę?Jeśli szanujesz swojego adresata i jego opinia jest dla Ciebie ważna, stajesz na głowie, by wysłana wiadomość spełniała określone standardy i była napisana profesjonalnie. To normalne. Jak myślisz, czy w e-mailach wypada się „witać”? Na to pytanie – i wiele innych – z przyjemnością Ci dziś odpowiem.

Gdy piszemy wiadomości, zanim przejdziemy do meritum, powinniśmy się zwrócić do odbiorcy. Możliwości mamy sporo. Począwszy od wspomnianego we wstępie: „Witam!” po: „Dzień dobry”, „Hejka”, „Cześć”, „Szanowny Panie”, „Kochani” lub „Drodzy”. Którą opcję wybrać? A może zamiast zajmować się niepotrzebnymi wstępami, lepiej od razu przejść do rzeczy? 

Zwroty grzecznościowe są bardzo ważne. Wykorzystywane są zarówno w tradycyjnej formie komunikacji (czyli w listach), jak i w tej obecnie najpopularniejszej, czyli w e-mailach. Służą budowaniu relacji, stanowią element językowego savoir-vivre’u. Są mile widziane, a sposób, w jaki zostaną użyte, może wpłynąć na pierwsze wrażenia adresata naszych treści. 

Korespondencję najlepiej zaczynać od słów: „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie”, „Szanowni Państwo” – zwłaszcza gdy stosunki między stronami mają charakter formalny. W zakończeniu listu powinny się pojawić pozdrowienie i podpis, np.: „Pozdrawiam”, „Łączę wyrazy szacunku”, „Z poważaniem”. 

Częstym błędem w e-mailach jest używanie formuły „Witam”. 

3 powody, dla których należy unikać formuły „Witam” 

1.  Sugeruje podrzędność odbiorcy względem nadawcy.

Michał Rusinek nie odpisuje na maile rozpoczęte formułą „Witam!”. Uważa, że jest to niegrzeczne. Gdy piszesz do klienta lub instytucji, unikaj tego zwrotu. W innym wypadku możesz zostać uznanym za osobę wywyższającą się lub niekompetentną. 

2.  Należy do słownictwa potocznego.

Jeżeli już musisz go używać, stosuj go wyłącznie w mowie potocznej. W końcu korespondencja online (szczególnie ta oficjalna) ma zasady, których należy przestrzegać. 

3.  Można go używać tylko wtedy, gdy witasz kogoś u siebie.

Najlepiej wyjaśniła to profesor Marcjanik, odpowiadając na jedno z wielu pytań na ten temat w Poradni PWN: „Stosownie użyta forma Witam / Witamy dotyczy tylko takich sytuacji, jak powitanie gości przez gospodarzy czy powitanie odbiorców radiowych i telewizyjnych wypowiadane przez prowadzących audycje”.

Dobre praktyki w korespondencji online

Wzory e-maili

Jeśli zastanawiasz się, jak napisać e-maila do klienta lub wykładowcy albo szukasz wzorów e-maili, bo właśnie rozpoczynasz nową pracę, przykłady które spisałam poniżej mogą Ci pomóc. Znajdziesz tam kilka różnych propozycji. Śmiało wykorzystuj je w swojej pracy lub w biznesie, który prowadzisz. 

Wzór e-maila do wykładowcy 

Szanowny Panie Profesorze, 
dziękuję za szczegółowo opisane wytyczne dotyczące mojej pracy magisterskiej. Niestety nie dam rady przygotować pierwszego rozdziału w wyznaczonym terminie. Najnowsze wyniki badań, które pragnę uwzględnić w pierwszej części pracy, mają kluczowe znaczenie dla postawionej przeze mnie tezy. Opracowany materiał dostarczę do końca miesiąca. 
Z poważaniem
Anna Nowak

Wzór e-maila oficjalnego do klienta 

Pamiętaj, że sposób, w jaki formułujesz powitanie, jest zależny od strategii firmy. Jeśli zależy Ci na bliższej relacji lub chcesz skrócić dystans, możesz korzystać z form bezpośrednich, np. Pani Anno, Cześć, Magda! Nie zapomnij o konsekwencji. 

Szanowna Pani,
dziękujemy za czas, jaki poświęciła Pani na wypełnienie naszej ankiety.
Każdy głos jest dla nas bardzo ważny. Odpowiadając na postawione pytanie, chcielibyśmy zaproponować kilka możliwości: 
–10% rabatu na najnowszy asortyment,
– kartę stałego klienta, ułatwiającą przegląd zamówień i moderację konta,
– opiekę naszego specjalisty,
– zaproszenie na darmowy webinar.

Cieszymy się, że od tak dawna korzysta Pani z produktów naszej firmy. Jesteśmy niezwykle wdzięczni za tak pozytywne opinie. Mamy nadzieję, że również ostatni zakup spełnił Pani oczekiwania. 

Z wyrazami szacunku
Jan Nowak
Biuro Obsługi Klienta
ARIANEK
tel: 645 645 645
e-mail: jannowak@arianek.pl
arianek.pl 

Wzór e-maila powitalnego w nowej pracy 

Cześć! Nazywam się Anna Nowak. Właśnie dołączyłam do Biura Sprzedaży jako młodszy specjalista ds. sprzedaży nieruchomości biurowych. Dziękuję za tak miłe przyjęcie do zespołu. Mam nadzieję, że wspólnie będziemy realizować nowe cele i kolejne projekty. To dla mnie prawdziwy zaszczyt! 

Pozdrawiam serdecznie
Anna Nowak

Choć codziennie wysyłamy kilka a nawet kilkadziesiąt e-maili czasem wpadamy w tryb maszynowy, zapominając o tym, że po drugiej stronie ekranu przecież też jest człowiek. Warto zadbać o szczegóły. To, w jaki sposób zaprezentujesz siebie i swoją markę ma znaczenie – również wtedy, gdy odpisujesz na morze e-maili. 

Masz swój sposób na korespondencję online?