Jak pisa膰 e-maile? Poradnik dla przedsi臋biorc贸w

Czy gdy piszesz e-maila do wa偶nego klienta lub instytucji, obawiasz si臋, 偶e pope艂nisz jak膮艣 j臋zykow膮 gaf臋? Je艣li szanujesz swojego adresata i jego opinia jest dla Ciebie wa偶na, stajesz na g艂owie, by wys艂ana wiadomo艣膰 spe艂nia艂a okre艣lone standardy i by艂a napisana profesjonalnie. To normalne. Jak my艣lisz, czy w e-mailach wypada si臋 鈥瀢ita膰鈥? Na to pytanie 鈥 i wiele innych 鈥 z przyjemno艣ci膮 Ci dzi艣 odpowiem.

Jak pisa膰 e-maile? Poradnik dla przedsi臋biorc贸w

Od czego zaczyna膰 e-maile? 

Czy gdy piszesz e-maila do wa偶nego klienta lub instytucji, obawiasz si臋, 偶e pope艂nisz jak膮艣 j臋zykow膮 gaf臋?Je艣li szanujesz swojego adresata i jego opinia jest dla Ciebie wa偶na, stajesz na g艂owie, by wys艂ana wiadomo艣膰 spe艂nia艂a okre艣lone standardy i by艂a napisana profesjonalnie. To normalne. Jak my艣lisz, czy w e-mailach wypada si臋 鈥瀢ita膰鈥? Na to pytanie 鈥 i wiele innych 鈥 z przyjemno艣ci膮 Ci dzi艣 odpowiem.

Gdy piszemy wiadomo艣ci, zanim przejdziemy do meritum, powinni艣my si臋 zwr贸ci膰 do odbiorcy. Mo偶liwo艣ci mamy sporo. Pocz膮wszy od wspomnianego we wst臋pie: 鈥濿itam!鈥 po: 鈥濪zie艅 dobry鈥, 鈥濰ejka鈥, 鈥濩ze艣膰鈥, 鈥濻zanowny Panie鈥, 鈥濳ochani鈥 lub 鈥濪rodzy鈥. Kt贸r膮 opcj臋 wybra膰? A mo偶e zamiast zajmowa膰 si臋 niepotrzebnymi wst臋pami, lepiej od razu przej艣膰 do rzeczy? 

Zwroty grzeczno艣ciowe s膮 bardzo wa偶ne. Wykorzystywane s膮 zar贸wno w tradycyjnej formie komunikacji (czyli w listach), jak i w tej obecnie najpopularniejszej, czyli w e-mailach. S艂u偶膮 budowaniu relacji, stanowi膮 element j臋zykowego savoir-vivre鈥檜. S膮 mile widziane, a spos贸b, w jaki zostan膮 u偶yte, mo偶e wp艂yn膮膰 na pierwsze wra偶enia adresata naszych tre艣ci. 

Korespondencj臋 najlepiej zaczyna膰 od s艂贸w: 鈥濻zanowna Pani鈥, 鈥濻zanowny Panie鈥, 鈥濻zanowni Pa艅stwo鈥 鈥 zw艂aszcza gdy stosunki mi臋dzy stronami maj膮 charakter formalny. W zako艅czeniu listu powinny si臋 pojawi膰 pozdrowienie i podpis, np.: 鈥濸ozdrawiam鈥, 鈥炁伳卌z臋 wyrazy szacunku鈥, 鈥瀂 powa偶aniem鈥

Cz臋stym b艂臋dem w e-mailach jest u偶ywanie formu艂y 鈥濿itam鈥. 

3 powody, dla kt贸rych nale偶y unika膰 formu艂y 鈥濿itam鈥 

  1.  Sugeruje podrz臋dno艣膰 odbiorcy wzgl臋dem nadawcy.

Micha艂 Rusinek nie odpisuje na maile rozpocz臋te formu艂膮 鈥濿itam!鈥. Uwa偶a, 偶e jest to niegrzeczne. Gdy piszesz do klienta lub instytucji, unikaj tego zwrotu. W innym wypadku mo偶esz zosta膰 uznanym za osob臋 wywy偶szaj膮c膮 si臋 lub niekompetentn膮. 

  1.  Nale偶y do s艂ownictwa potocznego.

Je偶eli ju偶 musisz go u偶ywa膰, stosuj go wy艂膮cznie w mowie potocznej. W ko艅cu korespondencja online (szczeg贸lnie ta oficjalna) ma zasady, kt贸rych nale偶y przestrzega膰. 

  1.  Mo偶na go u偶ywa膰 tylko wtedy, gdy witasz kogo艣 u siebie.

Najlepiej wyja艣ni艂a to profesor Marcjanik, odpowiadaj膮c na jedno z wielu pyta艅 na ten temat w Poradni PWN: 鈥濻tosownie u偶yta forma Witam / Witamy dotyczy tylko takich sytuacji, jak powitanie go艣ci przez gospodarzy czy powitanie odbiorc贸w radiowych i telewizyjnych wypowiadane przez prowadz膮cych audycje鈥.

Wzory e-maili

Dobre praktyki w korespondencji online


  • 聽Pami臋taj, by聽na聽e-maile odpisywa膰 na聽bie偶膮co. Nie聽pozostawiaj zbyt wielu wiadomo艣ci bez聽odpowiedzi. Tw贸j聽klient lub kontrahent mo偶e poczu膰 si臋 ura偶ony.
  • 聽Gdy聽piszesz do聽os贸b, kt贸rych聽nie聽znasz, instytucji lub innych firm, zadbaj o聽poprawno艣膰 j臋zykow膮. Stosuj znaki diakrytyczne. Pisz starannie, najlepiej z聽zachowaniem聽netykiety j臋zykowej.
  • 聽Precyzyjnie tytu艂uj wiadomo艣ci.
  • 聽W聽korespondencji oficjalnej unikaj stylu potocznego.

Rozwi膮偶 quiz i sprawd藕, jak sobie radzisz z pisaniem e-maili.

Wzory e-maili

Je艣li zastanawiasz si臋, jak napisa膰 e-maila do klienta lub wyk艂adowcy albo szukasz wzor贸w e-maili, bo w艂a艣nie rozpoczynasz now膮 prac臋, przyk艂ady kt贸re spisa艂am poni偶ej mog膮 Ci pom贸c. Znajdziesz tam kilka r贸偶nych propozycji. 艢mia艂o wykorzystuj je w swojej pracy lub w biznesie, kt贸ry prowadzisz. 

Wz贸r e-maila do wyk艂adowcy 

Szanowny Panie Profesorze, 
dzi臋kuj臋 za szczeg贸艂owo opisane wytyczne dotycz膮ce mojej pracy magisterskiej. Niestety nie dam rady przygotowa膰 pierwszego rozdzia艂u w wyznaczonym terminie. Najnowsze wyniki bada艅, kt贸re pragn臋 uwzgl臋dni膰 w pierwszej cz臋艣ci pracy, maj膮 kluczowe znaczenie dla postawionej przeze mnie tezy. Opracowany materia艂 dostarcz臋 do ko艅ca miesi膮ca. 
Z powa偶aniem
Anna Nowak

Wz贸r e-maila oficjalnego do klienta 

Pami臋taj, 偶e spos贸b, w jaki formu艂ujesz powitanie, jest zale偶ny od strategii firmy. Je艣li zale偶y Ci na bli偶szej relacji lub chcesz skr贸ci膰 dystans, mo偶esz korzysta膰 z form bezpo艣rednich, np. Pani AnnoCze艣膰, Magda! Nie zapomnij o konsekwencji. 

Szanowna Pani,
dzi臋kujemy za czas, jaki po艣wi臋ci艂a Pani na wype艂nienie naszej ankiety.
Ka偶dy g艂os jest dla nas bardzo wa偶ny. Odpowiadaj膮c na postawione pytanie, chcieliby艣my zaproponowa膰 kilka mo偶liwo艣ci: 
10% rabatu na najnowszy asortyment,
kart臋 sta艂ego klienta, u艂atwiaj膮c膮 przegl膮d zam贸wie艅 i moderacj臋 konta,
鈥 opiek臋 naszego specjalisty,
鈥 zaproszenie na darmowy webinar.

Cieszymy si臋, 偶e od tak dawna korzysta Pani z produkt贸w naszej firmy. Jeste艣my niezwykle wdzi臋czni za tak pozytywne opinie. Mamy nadziej臋, 偶e r贸wnie偶 ostatni zakup spe艂ni艂 Pani oczekiwania. 

Z wyrazami szacunku
Jan Nowak
Biuro Obs艂ugi Klienta
ARIANEK
tel: 645 645 645
e-mail: jannowak@arianek.pl
arianek.pl 

Wz贸r e-maila powitalnego w nowej pracy 

Cze艣膰! Nazywam si臋 Anna Nowak. W艂a艣nie do艂膮czy艂am do Biura Sprzeda偶y jako m艂odszy specjalista ds. sprzeda偶y nieruchomo艣ci biurowych. Dzi臋kuj臋 za tak mi艂e przyj臋cie do zespo艂u. Mam nadziej臋, 偶e wsp贸lnie b臋dziemy realizowa膰 nowe cele i kolejne projekty. To dla mnie prawdziwy zaszczyt! 

Pozdrawiam serdecznie
Anna Nowak

Cho膰 codziennie wysy艂amy kilka a nawet kilkadziesi膮t e-maili czasem wpadamy w tryb maszynowy, zapominaj膮c o tym, 偶e po drugiej stronie ekranu przecie偶 te偶 jest cz艂owiek. Warto zadba膰 o szczeg贸艂y. To, w jaki spos贸b zaprezentujesz siebie i swoj膮 mark臋 ma znaczenie 鈥 r贸wnie偶 wtedy, gdy odpisujesz na morze e-maili. 

Masz sw贸j spos贸b na korespondencj臋 online? 

Patrycja Bukowska